Modificarea codurilor CAEN și autorizarea activității comerciale în 2025

Modificarea codurilor CAEN și autorizarea activităților desfășurate de un SRL, PFA sau alt tip de firmă este reglementată clar prin Legea nr. 265/2022 și impune respectarea unor pași esențiali la Registrul Comerțului.

Fie că este vorba despre înființarea unei firme noi sau despre modificări ulterioare în activitatea comercială, trebuie înțelese corect prevederile articolelor 121 și 122 din legea 265/2022.

Ce este un cod CAEN și de ce contează?

Codurile CAEN (Clasificarea Activităților din Economia Națională) definesc domeniul principal și cele secundare de activitate ale unei firme. Fiecare activitate comercială autorizată este încadrată într-un cod specific. Alegerea corectă a acestor coduri este esențială pentru desfășurarea legală a activității firmei și pentru evitarea problemelor la controale sau verificări fiscale.

Diferența dintre articolul 121 și articolul 122 din Legea 265/2022

Pentru a înțelege cum se face autorizarea activităților și ce documente sunt necesare, trebuie analizate separat cele două articole cheie din Legea 265/2022:
• Articolul 121 reglementează autorizarea activității la înmatriculare. Mai exact, atunci când o firmă nouă este înființată (SRL, PFA, ÎI, IF), solicitantul completează o declarație-tip pe propria răspundere, prin care își asumă că toate activitățile declarate prin coduri CAEN respectă condițiile legale. Această declarație se depune o singură dată, la început, odată cu înregistrarea în registrul comerțului.
• Articolul 122 se aplică ulterior înființării firmei, în cazul în care apar modificări în activitate: schimbarea codurilor CAEN, adăugarea unor sedii secundare, întreruperea sau reluarea activității, modificarea sediului social etc. În acest caz, este obligatorie depunerea unei noi declarații-tip de autorizare care să reflecte situația actualizată a firmei.

Concluzie: Art. 121 = autorizare la început (înmatriculare), Art. 122 = autorizare după modificări (în funcționare).

Când trebuie actualizată și autorizată lista codurilor CAEN?

Este necesar să faci codificare caen rev. 3 (caen 3) / să autorizezi codurile CAEN atunci când:

• se modifică obiectul principal sau secundar de activitate;
• se schimbă sediul social sau se înființează sedii secundare și se autorizează coduri caen rev. 3 (caen 3);
• se întrerupe sau se reia activitatea comercială ;
•  se adaugă noi coduri caen rev. 3 (caen 3).

Conform articolului 122 alin. 4, este obligatorie o nouă declarație de autorizare pentru orice modificare legată de activități, sediu principal sau sedii secundare (puncte de lucru) atunci când se autorizează coduri caen. Neîndeplinirea acestei obligații duce la amânarea dosarului depus la Registrul Comerțului.

NB! – Nu se pot adăuga coduri CAEN direct în declarația de autorizare.
Este o greșeală frecventă să se creadă că poți adăuga coduri CAEN noi direct în declarația de autorizare. În realitate, pentru schimbarea codului CAEN, trebuie urmată o procedură completă:

1. Hotărâre AGA pentru modificarea obiectului de activitate;
2. Actualizarea actului constitutiv al firmei;
3. Declarație-tip de autorizare aferentă TUTUROR codurilor CAEN;
4. Cerere de înregistrare depusă la Registrul Comerțului.

Orice încercare de a „sări peste pași” duce la amânarea  și, în caz de neconformare, la respingerea dosarului.

Autorizarea activității – ce prevede legea

Conform articolului 121 din Legea 265/2022, autorizarea funcționării firmei are loc prin depunerea declarației-tip la înmatriculare. Prin această declarație, asociații firmei își asumă că desfășoară legal toate activitățile declarate prin coduri CAEN, la sediul social sau profesional, la punctele de lucru ori în afara acestora (la terți).

Această declarație este valabilă doar pentru activitățile și codurile CAEN înregistrate inițial. Orice modificare ulterioară impune o actualizare prin procedura prevăzută de art. 122.

Ce trebuie să conțină dosarul complet?

Pentru modificarea codurilor CAEN sau autorizarea unor activități noi, dosarul depus la ONRC trebuie să includă:

• Hotărârea AGA (sau decizia asociatului unic);
• Actul constitutiv actualizat;
• Declarația-tip de autorizare actualizată;
• Cererea de înregistrare a modificărilor;
• Copie după cartea de identitate a asociatului.

NB! – Unele coduri CAEN necesită condiții speciale de autorizare

Este important de știut că nu toate codurile CAEN pot fi autorizate doar prin declarația tip pe propria răspundere. Există activități economice care impun condiții suplimentare de autorizare, fie din partea unor instituții publice, fie prin obținerea unor avize și documente suplimentare.

De exemplu:

• Activitățile din domeniul alimentar sau medical necesită avize de la Direcția de Sănătate Publică (DSP);
• Activitățile de transport persoane sau marfă pot necesita autorizații de la ARR sau alte autorități rutiere;
• Activitățile de înfrumusețare, cosmetică, producție industrială sau colectare deșeuri pot necesita avize de mediu sau autorizații ITM.

În astfel de cazuri, Registrul Comerțului nu va putea autoriza funcționarea firmei doar pe baza declarației-tip. Este necesară obținerea prealabilă a acestor avize/ acte de studii sau includerea lor în dosarul de înregistrare sau modificare. Dacă aceste documente lipsesc, dosarul este amânat  până la completare și respins  în caz de neconformare.

În concluzie, este esențial ca antreprenorii să verifice în prealabil condițiile de autorizare pentru fiecare cod CAEN, pentru a evita întârzieri sau costuri suplimentare. Poți consulta lista actualizată cu coduri CAEN și cerințele specifice pentru fiecare activitate înainte de a iniția orice procedură..

Concluzie:

Pentru a desfășura legal orice activitate comercială, trebuie să ai codurile CAEN autorizate corespunzător și la zi în registrul comerțului. Articolul 121 se aplică la înființarea firmei, în timp ce articolul 122 devine relevant după modificări.

Dorești să modifici sau să autorizezi codurile CAEN ale firmei tale?

Echipa noastră te poate ajuta rapid, fără complicații inutile. Contactează-ne acum!

Poți descărca gratuit lista codurilor CAEN Rev. 3 (CAEN 3) în format PDF actualizat direct de aici: Descarcă lista CAEN Rev. 3 PDF.